Hoe overleef ik… een vergadering?

Als er één activiteit is die slecht past bij de talenten van introverten is het wel vergaderen. Je moet je dan profileren onder omstandigheden die bijzonder slecht aansluiten bij je introverte aanleg. Toch kun je wel proberen om je sterke punten effectiever in te zetten tijdens vergaderingen. In dit artikel staan 10 tips om je op weg te helpen.

Er zijn een paar redenen waarom vergaderomstandigheden zo belabberd zijn voor introverten. Tijdens vergaderingen is het namelijk de bedoeling dat je:

•  je concentreert op de buitenwereld;
• ad hoc een mening hebt;
• deze mening meteen in een samenhangend verhaal verpakt en overtuigend verkondigt.

Jammer genoeg ligt je kracht nou juist niet bij deze punten. Als introvert blink je waarschijnlijk uit in ‘doordenken’: je kunt goed en lang naar anderen luisteren en wat zij zeggen verwerken tot je eigen weloverwogen en goed doordachte verhaal. Dat dank je aan je gevoeligheid voor prikkels en aan je vermogen om je lange tijd achter elkaar te concentreren op je eigen ‘binnenwereld’. Deze vermogens stellen je in staat om goed te luisteren naar wat door iedereen gezegd wordt, deze input van alle kanten te bekijken en grondig te ordenen en te verwerken.

Dit talent gedijt in situaties waarbij je de tijd hebt om rustig je gedachten of je mening te vormen. Als je – alleen of met iemand anders – een idee of ontwerp uitdenkt bijvoorbeeld, of als je een onderzoeksvoorstel uitwerkt. Bij een vergadering werkt dit talent echter tegen je. Je krijg dan namelijk niet de tijd die je nodig hebt. Bovendien kost het je als introvert nou eenmaal veel energie om je te concentreren op de buitenwereld. Denken en praten tegelijk is lastig, waardoor je niet goed onder woorden kunt brengen wat je bedoelt. Als alle ogen op je gericht zijn, levert dat extra spanning op, met als gevolg dat je nog meer gaat stuntelen. Geen wonder dat menig introvert na afloop afgemat en gefrustreerd de vergaderzaal verlaat. Mij is dat in ieder geval vaak genoeg overkomen!

Hoe kun je ervoor zorgen dat je minder ‘last’ en meer profijt hebt van je talent tijdens vergaderingen? De volgende tips kunnen daarbij helpen:

1. Neem je voorafgaand aan elke vergadering voor om in ieder geval iets te zeggen.
2. Er worden altijd punten besproken die je kunt voorbereiden. Zorg dat je de agenda van tevoren kent en dat je je mening zo veel mogelijk hebt gevormd voordat de vergadering begint. Bereid er een verhaaltje over voor dat een logische opbouw heeft. Zet het in steekwoorden op papier en neem het mee naar de vergadering.
3. Zorg dat je ontspannen aan de vergadering begint en maak contact met de andere deelnemers als je binnenkomt. Begroet ze vriendelijk en knoop een praatje aan.
4. Maak aantekeningen van wat er gezegd wordt om je gedachten te ordenen.
5. Laat anderen zien dat je betrokken bent door oogcontact te maken, te knikken en te hummen.
6. Grijp je kans en zeg iets op het moment dat de onderwerpen worden besproken die hebt voorbereid. Dit zijn de punten waar je het makkelijkst iets over kunt inbrengen. Trek de aandacht door iets te zeggen in de trant van: ‘Ik wil daar graag iets aan toevoegen’, of ‘Ik wil daar nog even een vraagteken bij zetten ’.
7.  Maak gebruik van je talent om te luisteren en vragen te stellen. Dat doe je waarschijnlijk liever dan meningen verkondigen. Stel daarom vragen wanneer mensen een duidelijke mening hebben als jij zelf nog niet goed weet wat je van iets vindt. Waarom kijken zij er zo tegen aan? Wat zijn hun argumenten?
8. Gebruik de rondvraag om iets toe te voegen aan punten die eerder besproken zijn.
9. Laat mensen weten dat je denktijd nodig hebt om je mening te vormen en dat je over het onderwerp na zult blijven denken.
10. Kom er naderhand op terug door iemand aan te spreken of een mailtje te sturen met opties die je hebt bedacht. Vraag de ander om daarop te reageren.